Standarder och SOP:er

Två bibliotek gör skillnaden mellan en agent som låter trovärdig och en som faktiskt har rätt om regelefterlevnad:

• Standards — de externa dokument ni måste följa, till exempel inköpta ISO- eller IEC-standarder.
• SOPs — era egna standardrutiner, alltså det sätt ert företag säger att arbetet ska utföras.

Ladda in båda, så citerar agenterna Quality, Regulatory och Compliance verkliga krav ur verkliga källor i stället för att minnas dem ungefärligt.

Standardbiblioteket

Gå till Settings → Standards.

Ladda upp standarder

1. Dra filer till släppområdet, eller använd Choose files eller Choose folder. Hela mappar inklusive undermappar stöds.
2. Godkända format är PDF, Word, text och Markdown.
3. Colleag extraherar texten som Markdown för sökning och citering. Formuleringarna skrivs inte om.

Ert inköpta original ligger kvar i ert eget kvalitetssystemsarkiv, så varje svar som citerar en standard kan kontrolleras mot källdokumentet.

Varje post i biblioteket visar sin utgåva och det ursprungliga filnamnet, och den extraherade texten går inte att redigera.

Håll koll på varningarna om extrahering

Två markeringar visas på poster som behöver extra omsorg:

• Scanned source read by OCR — texten kom från en skanning, så verifiera värden mot originalet innan du litar på dem.
• Extract hit the size cap and is incomplete — en stor standard lästes bara delvis. Kontrollera originalet för det som saknas.

Att använda standarder under arbetet

Canvasen visar ett Standards-träd vid sidan av dina dokument. Därifrån kan du öppna det inköpta originalet, eller ta bort en post från biblioteket. Fråga agenten Regulatory eller Quality vilka klausuler som gäller för det du skriver, och den arbetar utifrån dessa filer.

Licensieringen är ert ansvar

Standarder licensieras oftast per företag eller per användare. Ladda bara upp dokument som er organisation har köpt och har rätt att använda internt.

Standardrutiner

Gå till Settings → SOPs, som har rubriken Standard Operating Procedures.

Börja från mallarna

En tom organisation erbjuder en enda knapp: Initialize SOPs from templates. Den skapar 25 inbyggda SOP:er som täcker styrning, kvalitet, produktutveckling, drift, kommersiella och företagsövergripande processer. Börja där och anpassa, i stället för att skriva från ett blankt blad.

SOP-registret

Varje SOP listas med:

Kolumn	Betydelse
SOP ID	Den stabila identifieraren, till exempel SOP-024
Title	Vad rutinen omfattar
Tier	Governance, Quality, Product Dev, Operations, Commercial eller Corporate
Status	draft, in-review, approved, released eller obsolete
Version	Den aktuella versionen
Review Due	När den behöver granskas nästa gång, styrt av dess granskningscykel

Klicka på en rad för att expandera den, och sedan på Edit för att ändra den. Du kan ställa in tier, kategori, granskningscykel i månader och Agent Instructions — den del som agenterna läser — plus de Governing Disciplines som äger rutinen.

Varje statusändring loggas med vem som gjorde den, när och eventuell kommentar, så registret fungerar samtidigt som er spårbarhetslogg.

Så använder agenterna allt detta

En SOP är inte ett dokument som ligger i en mapp. Den är en del av agentens uppdrag: öppna ⋯ → Agent settings i chatten och du ser agentens Mission Stack, alltså den uppsättning SOP:er och instruktioner som agenten följer. Ändrar du agentinstruktionerna i en SOP så ändrar de agenter som styrs av den hur de arbetar.

Felsökning

Problem	Vad du ska göra
En agent citerar en standard vagt eller inte alls	Standarden finns inte i biblioteket, eller så är dess extrahering ofullständig. Kontrollera Settings → Standards och titta efter varningarna om OCR och storleksgräns.
En stor PDF importerades men ser avhuggen ut	Den slog i storleksgränsen för extrahering. Dela upp den, eller arbeta från originalet för den del som saknas.
Granskningsdatumen är helt fel	Granskningscykeln sätts per SOP. Öppna varje SOP och ställ in Review Cycle (months).
SOP-listan är tom	Ingen har initierat den. Klicka på Initialize SOPs from templates.

Nästa: Integrationer och affärssystem →