Standarder och SOP:er¶

Två bibliotek gör skillnaden mellan en agent som låter rimlig och en som faktiskt har rätt om regelefterlevnad:

Standarder

de externa dokument ni måste följa, till exempel köpta ISO- eller IEC-standarder.
SOP:er

era egna standardrutiner, så som ert företag säger att arbetet ska göras.

Ladda in båda, så citerar Quality-, Regulatory- och Compliance-agenterna riktiga krav från riktiga källor i stället för att minnas dem ungefär.

Båda ligger i dokumentarbetsytan under rubriken COMPANY DOCUMENTS, under produktens egna dokument: Standards och Processes. De hör till organisationen, inte till en produkt, så dokumentpanelen visar dem även utan vald produkt (All products).

Standardbiblioteket¶

Ladda upp standarder¶

Klicka på importåtgärden på rubriken Standards.
Dra filer till släppytan, eller använd Choose files eller Choose folder. Hela mappar inklusive undermappar stöds.
Godkända format är PDF, Word, Excel, PowerPoint, text, Markdown och CSV. Ett register över era köpta standarder — till exempel en Excel-lista från SIS — hör hemma här: lägg det i undermappen register (fältet Subfolder, eller släpp en mapp), så blir det sökbart tillsammans med standarderna.
Colleag extraherar texten som Markdown för sökning och citat. Ordalydelsen skrivs inte om.

Ert köpta original sparas i ert eget kvalitetssystemrepo, så ett svar som citerar en standard kan alltid kontrolleras mot källdokumentet.

Varje post i biblioteket visar utgåva och ursprungligt filnamn, och den extraherade texten är skrivskyddad.

Håll ögonen på extraheringsvarningarna

Två markeringar visas på poster som kräver omsorg:

Scanned source read by OCR — texten kommer från en skanning, så kontrollera värden mot originalet innan du litar på dem.
Extract hit the size cap and is incomplete — en stor standard lästes bara delvis. Kontrollera originalet för det som saknas.

Att använda standarder under arbetet¶

Från sektionen Standards kan du öppna det köpta originalet eller ta bort en post ur biblioteket. Fråga Regulatory- eller Quality-agenten vilka klausuler som gäller för det du skriver, så arbetar den utifrån de här filerna.

Licensen är ert ansvar

Standarder licensieras oftast per företag eller per användare. Ladda bara upp dokument som er organisation har köpt och har rätt att använda internt.

Standardrutiner¶

Era processer ligger under COMPANY DOCUMENTS → Processes: rutiner, arbetsinstruktioner, hur ert företag än beskriver sitt arbetssätt. En ny organisation börjar utan några, och det är ett fullt fungerande sätt att arbeta. Det finns två sätt att fylla avsnittet, och båda går att använda när som helst.

Börja utan rutiner¶

Ni behöver inga rutiner för att använda Colleag. Ett företag utan rutiner arbetar utifrån företagsprofilen och sina dokument, och listan över förväntade dokument pekar inte ut någon rutin som källa. Lägg till era egna när det passar — under uppsättningen eller månader senare, en fil eller ett helt bibliotek.

Ladda upp de rutiner ni har¶

Klicka på uppladdningsåtgärden på rubriken Processes och sedan:

Dra filer till släppytan, eller använd Choose files eller Choose folder. PDF, Word, text och Markdown godtas, upp till femtio filer åt gången. Alla beskrivningar av hur ni arbetar är välkomna, formella eller inte.
Colleag läser varje fil och föreslår per fil: en titel, ert eget rutinnummer om texten har ett, de discipliner rutinen styr och de dokument texten säger att processen ger.
Granska listan. Rätta det som är fel, fyll i Gives där ni vet, och klicka på Import.

Varje rutin blir ett dokument i ert kvalitetssystemrepo med originalfilen sparad bredvid, och lämnas som draft för er granskning. Ni behåller er egen numrering: QP-12 eller P-4.2-03 är giltiga id:n.

En uppladdad rutin är read-only i Colleag. Den är ert styrda dokument och ändras där ni styr det. För att ändra texten laddar ni upp nästa version: välj processen under New version of i listan.

Projektmappar¶

Under Projects tar importåtgärden en projektmapp som den ligger på er filserver, arkiverad under sitt ordernummer. Importen körs i bakgrunden: stäng dialogen och arbeta vidare, rubriken Projects visar hur långt den kommit, och ett klick på den tar fram dialogen igen. Rubriken räknar projekt; varje projektrad räknar sina filer.

Servern arkiverar mappen så fort den är läst, så du kan stänga fliken, ladda om eller komma tillbaka i morgon. Medan något importeras visar en liten remsa längst ner till vänster i arbetsytan vad och hur långt — var du än är. Ett projekt som lästs men inte arkiverats (en import från innan det fungerade så här) visas där med Publish.

Allmänna dokument¶

Allt som varken är en rutin, en standard eller ett projekt — prislistor, kalkyler, brev, rapporter — läggs under General documents. Använd uppladdningen på rubriken: välj filer eller en mapp, ange en undermapp om du vill, och klicka på Upload. Word, Excel och PDF läses och blir sökbara; andra format sparas som original. Läsningen sker på servern, som vid projektimport. Du kan också be Colleag ta fram ett dokument i chatten och klicka på Save på resultatet.

Beskriv en process i stället¶

Allt finns inte nedskrivet. Klicka på pratbubblan på rubriken Processes, eller säg till assistenten "jag vill beskriva en process". Den frågar vad processen är till för, vad som startar den, vad som händer steg för steg, vem som ansvarar och vilka dokument som kommer ut. Den läser upp sammanfattningen, och när ni säger ja sparas ett utkast till processdokument.

Assistenten skriver ner det ni sagt och inget annat. En process som skrivits så redigeras direkt i Colleag.

Säg vilka dokument en process ger¶

För varje process behöver Colleag veta vilka dokument den resulterar i. Det är det som gör att Colleag kan säga vilka dokument en produkt förväntas ha och vilka som ska läsas först. Det är Colleags läsning av er process, skild från texten, så den går att ändra när som helst — även för en uppladdad rutin.

En rad med frågetecken har inte svarat än. Klicka på tecknet så frågar assistenten, en process i taget, med några troliga dokument att välja bland. Ni kan hoppa över: en process utan dokument når ändå agenterna som bakgrund, den pekas bara inte ut som källa till något.

Under företagsuppsättningen¶

Onboarding-assistenten ställer en fråga om era arbetssätt, med tre svar: ladda upp det ni har, beskriv dem i stället, eller börja utan och kom tillbaka senare. Det är samma uppladdning och samma frågor som ovan. Inget läggs till om ni inte laddar upp eller beskriver det.

Arbeta med en rutin¶

Klicka på en rad under Processes för att öppna rutinen i canvasen. Varje rutin har samma form: Purpose, Scope, Roles, Inputs, Outputs, Process, Decision rules, Records och AI Agent Instructions. Den sista sektionen är den del agenterna läser; tabellerna Inputs och Outputs säger vilka dokument i produktstrukturen rutinen använder och producerar.

Arbetsflödesknappen i canvasens rubrik öppnar rutinens panel:

Fält	Betydelse
Status	`draft`, `in-review`, `approved`, `released` eller `obsolete`
Version	Aktuell version; release räknar upp den
Review cycle	Månader mellan granskningar, styr nästa granskningsdatum
Primary disciplines	De agenter som följer rutinen i varje svar
Supporting disciplines	De agenter som vet att den finns och kan läsa den

flowchart LR
    D["draft"] -->|Submit| R["in-review"]
    R -->|Approve| A["approved"]
    A -->|Release| L["released"]
    L -->|"markeras Obsolete"| O["obsolete"]

Kontroller och rutinens kontrakt

Panelen visar också Checks: vad plattformen hittade fel eller tunt i rutinen (en saknad sektion, en output utan dokumenttyp, produktdata inne i en företagsrutin). Sparning blockeras aldrig; Release blockeras så länge en kontroll faller. Under disciplinerna ser du rutinens kontrakt: de inputs den läser, de outputs den producerar med sökväg och dokumenttyp, och de spår den lämnar.

Använd Submit, Approve och Release för att flytta en rutin genom granskning. En rutin som har släppts markeras Obsolete i stället för att tas bort, så att historiken finns kvar. Obsoleta rutiner ligger i en hopfälld grupp Obsolete längst ner i listan. Varje statusändring loggas med vem som gjorde den, när och eventuell kommentar, så registret fungerar samtidigt som er spårbarhetslogg.

Så använder agenterna allt detta¶

En rutin är en del av agentens uppdrag, inte ett dokument som ligger i en mapp. För varje agent tas AI Agent Instructions från varje rutin som anger agentens disciplin som primär med i varje svar. Alla agenter ser ett enradsindex över alla rutiner och kan läsa hela texten när de behöver. Ändrar du instruktionerna så ändrar de styrda agenterna hur de arbetar.

Två ställen till visar kopplingen mellan rutiner och ert arbete:

Expected documents i produktens dokumentarbetsyta visar vilken rutin som producerar varje förväntat dokument, och Draft with agent på ett saknat dokument ber den rutinens agent skriva ett utkast på rätt sökväg. Ett dokument som finns men inte har nått den status som rutinen kräver listas under Not yet at required status.
Varje agent får, under varje rutin den följer, listan över rutinens inputs som finns för produkten (Read first) och de som saknas.
Settings → Colleagues → Instructions, med produkten vald, låter dig markera en rutin som ej tillämplig för en produkt, med en motivering. Agenterna utelämnar den då bara för den produkten.

Felsökning¶

Problem	Vad du ska göra
En agent citerar en standard vagt eller inte alls	Standarden finns inte i biblioteket, eller så är dess extrahering ofullständig. Kontrollera sektionen Standards och titta efter varningarna om OCR och storleksgräns.
En stor PDF importerades men ser avhuggen ut	Den slog i storleksgränsen för extrahering. Dela upp den, eller arbeta från originalet för den del som saknas.
Granskningsdatumen är helt fel	Granskningscykeln sätts per rutin. Öppna varje rutin och ställ in Review cycle.
Sektionen Processes är tom	Inget har lagts till än, och det är helt i sin ordning. Ladda upp era egna rutiner eller beskriv en för assistenten.
Jag kan inte redigera en uppladdad rutin	Texten är read-only. Ladda upp nästa version och välj processen under New version of.
En agent ignorerar en rutin	Dess primära discipliner omfattar inte agenten, eller så är den obsolete, eller markerad som ej tillämplig för produkten. Kontrollera arbetsflödespanelen.

Nästa: Integrationer och affärssystem →