Integrationer och affärssystem

En integration kopplar Colleag till ett system ni redan använder, så att agenterna svarar utifrån aktuella data i stället för ur minnet. Fråga hur många av den här artikeln har vi sålt i år och agenten Sales läser de faktiska kundordrarna.

Att sätta upp detta är ett jobb för en administratör. Gå till Settings → Integrations.

Vad kan kopplas in

Integrationerna är grupperade i tre kategorier:

• ERP Systems — ert affärssystem: artiklar, lager, ordrar, leverantörer, priser.
• Component Databases — data om elektronikkomponenter och tillgänglighet.
• Communication — kanaler för notifieringar.

Varje kort visar integrationens namn, en kort beskrivning och ett statusmärke.

Märke	Betydelse
Enabled	Påslagen, med sparade inloggningsuppgifter
Saved (off)	Uppgifterna är sparade men integrationen är avstängd. Använd Configure → Save & Enable för att koppla upp igen
Inget märke	Inte uppsatt

Enabled betyder inte att systemet går att nå

Enabled betyder bara att en administratör har slagit på integrationen och sparat inloggningsuppgifter. Det bevisar inte att Colleag verkligen kan tala med systemet. Klicka alltid på Test Connection efteråt för att bekräfta att uppkopplingen fungerar.

Access by domain

Under varje kort finns matrisen Access by domain, som visar vilka verksamhetsområden och hur många discipliner som får använda integrationen, med en sammanfattning av eventuella filter. Använd den för att kontrollera att till exempel ert ERP går att nå från Commercial utan att vara exponerat överallt.

Koppla in en integration

1. Klicka på Configure på kortet. Knappen heter Update Config när integrationen redan är påslagen, eller Reconnect när uppgifterna är sparade men integrationen är av.
2. Fyll i fälten. Obligatoriska fält är markerade med en röd asterisk, och varje fält förklarar vad det förväntar sig.
3. Spara.
4. Klicka på Test Connection och bekräfta att den lyckas.

Byta lösenord

Sparade hemligheter kommer tillbaka maskerade. Lämna fältet exakt som det är för att behålla det sparade värdet, eller skriv ett nytt för att byta.

Koppla in Monitor ERP

Monitor har ett extra val, eftersom de flesta installationer ligger bakom en brandvägg. Öppna Configure på Monitor-kortet och välj en Connection method.

Secure connector (rekommenderas)Direct URL

En liten utgående agent körs i ert eget nätverk intill Monitor och ringer ut till Colleag. Inget behöver öppnas inåt genom brandväggen.

Du anger ingen instans-URL med den här metoden — agenten får veta var Monitor finns via sin egen inställning MONITOR_URL.

Colleag anropar ert Monitor-värdnamn direkt. Det fungerar bara när den värden går att nå från Colleag, vilket i praktiken betyder en installation lokalt eller i samma nätverk. Colleag som molntjänst kan inte nå privata värdnamn inne i ert nätverk.

Sätt upp den säkra connectorn

1. Hitta raden Secure connector på Monitor-kortet och klicka på Set up (eller Manage om det redan finns en).
2. Följ de numrerade stegen i panelen. Den ger dig installationskommandot och den connector-token du ska kopiera.
3. Kör connectorn på en maskin i ert nätverk som kan nå Monitor.
4. Gå tillbaka och kontrollera statusmärket. Det visar online i grönt när connectorn talar med Colleag, tillsammans med när den senast sågs.

Panelen listar också hubbadressen, containeravbildningen och den tilldelade porten, plus eventuella varningar som gäller er miljö.

Behöver IT eller säkerhet godkänna detta innan ni kör det, skicka dem Säkerhet i connectorn — den täcker trafikriktning, vad tunneln kan nå, var uppgifterna lagras och hur åtkomsten återkallas.

Connectorn kan kräva en plan som inkluderar den

Om er plan inte täcker den säkra connectorn säger panelen det och länkar till View plans → under Billing.

Inloggningsuppgifter för Monitor

Oavsett vilken metod du väljer anger du de Monitor-uppgifter som Colleag ska använda — företag, språk, användarnamn och lösenord, samt företagets valuta för rapportering. Använd en dedikerad Monitor-användare med läsrättigheter. Colleag läser bara från ert ERP; det skriver aldrig tillbaka.

Att använda ERP-data i det dagliga arbetet

När kopplingen är på plats frågar du den relevanta agenten på vanligt språk:

• Hur många av artikel 230010-A har vi sålt i år, och till vem? — Sales
• Vad har vi betalat den här leverantören de senaste tolv månaderna? — Procurement
• Vilket lagersaldo och vilken ledtid har den här artikeln? — Supply Chain

Agenten visar den uppslagning den gjorde, så att du kan se vilka siffror som kom från ert ERP och inte från konversationen.

Fråga efter det du vill ha

Frågar du hur många får du kvantiteter. Frågar du om omsättning eller värde får du pengar. Agenterna håller de två åtskilda med avsikt, så att en kvantitetsfråga inte besvaras med en hög finansiella siffror du inte bad om.

Felsökning

Problem	Vad du ska göra
Agenten säger att uppslagningen misslyckades	Öppna Settings → Integrations och klicka på Test Connection. Om connectorn används, kontrollera att dess märke visar online.
Connectorns märke visar Not set up	Ingen har kört connector-agenten än. Öppna panelen och följ stegen.
Connectorn gick från online till stale	Maskinen som kör den är avstängd eller har tappat nätverket. Kontrollera Last seen och starta om connectorn.
Direct URL kan inte nå er server	Förväntat på Colleag som molntjänst. Byt till den säkra connectorn.
Agenten ger ett trovärdigt tal utan uppslagning	Integrationen är av för den disciplinen. Kontrollera Access by domain.

Nästa: Inställningar och administration →