Integrationer och affärssystem¶

En integration kopplar Colleag till ett system ni redan använder, så att agenterna svarar utifrån aktuella data i stället för ur minnet. Fråga hur många av den här artikeln har vi sålt i år och agenten Sales läser de faktiska kundordrarna.

Att sätta upp detta är ett jobb för en administratör. Gå till Settings → Integrations.

Moduler

Vissa delar av Colleag är moduler som en organisation har eller inte har: Monitor ERP, CRA monitoring, Silicon Advisor och UPS shipping. En modul som er organisation inte har syns ingenstans — inte under Integrations, inte i chattens +-meny och inte i dokumentpanelen. Be er kontakt på Colleag att slå på den.

Vad kan kopplas in¶

Integrationerna är grupperade i tre kategorier:

ERP Systems

ert affärssystem: artiklar, lager, ordrar, leverantörer, priser.
Component Databases

data om elektronikkomponenter och tillgänglighet.
Communication

kanaler för notifieringar (till exempel en inkommande Teams-webhook). Att fråga @Colleag i en Teams-kanal är en annan produkt — se Fråga Colleag från Microsoft Teams.

Varje kort visar integrationens namn, en kort beskrivning och ett statusmärke.

Märke	Betydelse
Enabled	Påslagen, med sparade inloggningsuppgifter
Saved (off)	Uppgifterna är sparade men integrationen är avstängd. Använd Configure → Save & Enable för att koppla upp igen
Inget märke	Inte uppsatt

Enabled betyder inte att systemet går att nå

Enabled betyder bara att en administratör har slagit på integrationen och sparat inloggningsuppgifter. Det bevisar inte att Colleag verkligen kan tala med systemet. Klicka alltid på Test Connection efteråt för att bekräfta att uppkopplingen fungerar.

Access by domain¶

Under varje kort finns matrisen Access by domain, som visar vilka verksamhetsområden och hur många discipliner som får använda integrationen, med en sammanfattning av eventuella filter. Använd den för att kontrollera att till exempel ert ERP går att nå från Commercial utan att vara exponerat överallt.

Koppla in en integration¶

Klicka på Configure på kortet. Knappen heter Update Config när integrationen redan är påslagen, eller Reconnect när uppgifterna är sparade men integrationen är av.
Fyll i fälten. Obligatoriska fält är markerade med en röd asterisk, och varje fält förklarar vad det förväntar sig.
Spara.
Klicka på Test Connection och bekräfta att den lyckas.

Byta lösenord

Sparade hemligheter kommer tillbaka maskerade. Lämna fältet exakt som det är för att behålla det sparade värdet, eller skriv ett nytt för att byta.

Koppla in Monitor ERP¶

Monitor har ett extra val, eftersom de flesta installationer ligger bakom en brandvägg. Öppna Configure på Monitor-kortet och välj en Connection method.

Secure connector (rekommenderas)Direct URL

En liten utgående agent körs i ert eget nätverk intill Monitor och ringer ut till Colleag. Inget behöver öppnas inåt genom brandväggen.

Du anger ingen instans-URL med den här metoden — agenten får veta var Monitor finns via sin egen inställning MONITOR_URL.

Colleag anropar ert Monitor-värdnamn direkt. Det fungerar bara när den värden går att nå från Colleag, vilket i praktiken betyder en installation lokalt eller i samma nätverk. Colleag som molntjänst kan inte nå privata värdnamn inne i ert nätverk.

Steg för steg: Monitor med säker connector¶

Räkna med en halvtimme. Steg 1 gör ni i Monitor, steg 2–4 i Colleag och på en maskin i ert nätverk, steg 5 tillsammans.

Ni behöver: en administratör i Colleag, någon som får skapa användare i Monitor, och en maskin i nätverket med Docker som kan nå Monitor.

Steg 1 — Skapa en egen Monitor-användare¶

Skapa en egen användare i Monitor för Colleag, med läsrättigheter. Använd inte en personlig inloggning: det är den här användaren som syns i Monitors egna loggar, och den ska gå att stänga av utan att någon medarbetare blir av med sin åtkomst.

Anteckna fyra saker, de behövs i steg 4:

Uppgift	Exempel	Var den syns
Företagsnummer	`001.1`	I Monitors inloggningsruta
Språkkod	`sv`	Samma ställe
Användarnamn	`colleag`	Den användare ni just skapade
Lösenord	—	Sätt ett långt och unikt

Behövs API-åtkomst påslaget i er Monitor-licens är det också här ni kontrollerar det. Colleag använder Monitors eget REST-API på port 8001.

Steg 2 — Hämta connector-token i Colleag¶

Gå till Settings → Integrations och leta upp Monitor-kortet.
Klicka på Configure och välj Secure connector.
Hitta raden Secure connector och klicka på Set up.
Panelen visar ett installationskommando och en connector-token. Kopiera båda. Token har formen connector-id:hemlighet och visas en gång.

Panelen listar också hubbadressen, containeravbildningen och den port er connector tilldelats.

Steg 3 — Kör connectorn i ert nätverk¶

Kör på en maskin som kan nå Monitor. Kommandot i panelen är redan ifyllt med er token; det ser ut så här:

docker run -d --name colleag-connector --restart unless-stopped \
  -e COLLEAG_TOKEN='<connector-id:hemlighet>' \
  -e MONITOR_URL='https://monitor.internt.example:8001' \
  ghcr.io/colleag-ai/erp-connector:stable

MONITOR_URL är adressen som den ser ut inifrån ert nätverk. Den låser vad tunneln kan nå; agenten kan inte förmås att nå något annat.
Brandväggen behöver tillåta utgående HTTPS till connector.colleag.ai. Ingen inkommande regel, ingen portöppning, ingen VPN.
Kontrollera att den startade: docker logs colleag-connector ska visa att tunneln är uppe.

Ska IT godkänna först?

Skicka dem Säkerhet i connectorn. Den beskriver trafikriktning, vad tunneln kan nå, var uppgifterna lagras och hur ni återkallar åtkomsten.

Steg 4 — Fyll i Monitor-uppgifterna i Colleag¶

Tillbaka i Configure på Monitor-kortet: fyll i företagsnummer, språk, användarnamn och lösenord från steg 1, samt företagets valuta för rapportering. Spara.

Uppgifterna krypteras innan de lagras och skickas aldrig till connector-agenten — den flyttar bara trafik.

Steg 5 — Verifiera¶

Connectorns märke ska visa online i grönt, med tidpunkten då den senast sågs.
Klicka på Test Connection på Monitor-kortet och bekräfta att den lyckas. Kom ihåg: Enabled betyder bara att någon slagit på den, inte att systemet går att nå.
Ställ en riktig fråga i chatten, till exempel vilket lagersaldo har artikel 230010-A?. Agenten visar vilken uppslagning den gjorde.

Om något inte fungerar

Symptom	Trolig orsak	Åtgärd
Märket visar Not set up	Agenten har aldrig körts	Kör kommandot från steg 3
Märket gick från online till stale	Maskinen avstängd, eller tappat nätet	Kontrollera Last seen, starta om containern
Test Connection misslyckas med inloggningsfel	Fel företagsnummer, språk eller lösenord	Kontrollera mot steg 1. Företagsnumret är ofta `001.1`, inte `001`
Test Connection misslyckas med timeout	`MONITOR_URL` pekar fel, eller maskinen når inte Monitor	Testa från samma maskin: `curl -k https://<monitor>:8001`
Agenten hittar inga artiklar	Användaren saknar läsrättighet till modulen	Kontrollera rättigheterna i Monitor
Allt fungerar men svaren är tomma	Integrationen är av för den disciplinen	Kontrollera Access by domain

Inloggningsuppgifter för Monitor¶

Oavsett vilken metod du väljer anger du de Monitor-uppgifter som Colleag ska använda — företag, språk, användarnamn och lösenord, samt företagets valuta för rapportering. Använd en dedikerad Monitor-användare med läsrättigheter. Colleag läser bara från ert ERP; det skriver aldrig tillbaka.

Var hamnar er ERP-data¶

En rimlig fråga innan ni kopplar in affärssystemet: vad av det här hamnar hos Colleag, och var syns det?

Det mesta lagras inte. En uppslagning sker när en agent behöver svara på något. Svaret färdas tillbaka, används i svaret och sparas inte som en kopia av ert ERP. Det finns ingen schemalagd export och ingen nattlig synkronisering.

Tre saker sparas ändå, och det är med avsikt:

Vad	Varför	Vad det innehåller
Artikelregistret (sökspegeln)	Så att produktsökningen hittar en artikel på namn utan att fråga ERP:et vid varje tangenttryck	Artikelnummer, benämning, enhet, livscykelstatus, typ. Inte priser, lagersaldon, ordrar, kunder eller leverantörer
Artikelnumret på en produkt	Så att produktens struktur kan hämtas från ERP:et	Ett nummer per produkt
Det som står i ett svar	En konversation sparas, som all annan text i systemet	De siffror agenten råkade nämna i sitt svar

Skriver en agent en rapport — en leverantörsbedömning, en månadsrapport — blir den ett dokument som alla andra: sparat, versionshanterat och sökbart. Siffrorna i den är då en del av dokumentet.

Var det syns i gränssnittet: i chattens svar, i sektionen ERP assemblies på en produkt (läses live vid varje laddning), i produktväljarens artikellista, och i rapporter någon bett om.
Vem som kan se det: era egna användare, enligt sin roll. Data separeras per organisation i varje databasfråga, och er connector är bunden till er organisation och sin egen port — den går inte att nå från något annat konto. För hela bilden, inklusive vad Colleags driftpersonal kan och inte kan nå, se Driftsätt och datasäkerhet.
Vad som skickas till språkmodellen: det ni frågar om, och de utdrag som behövs för att svara — vilket kan innehålla siffror från ert ERP. Er data används inte för att träna modeller.
Att koppla bort: stoppa connectorn så dör tunneln omedelbart. Ni kan också återkalla den inifrån Colleag. Artikelspegeln töms när integrationen tas bort.

Att använda ERP-data i det dagliga arbetet¶

När kopplingen är på plats frågar du den relevanta agenten på vanligt språk:

Hur många av artikel 230010-A har vi sålt i år, och till vem? — Sales
Vad har vi betalat den här leverantören de senaste tolv månaderna? — Procurement
Vilket lagersaldo och vilken ledtid har den här artikeln? — Supply Chain

Agenten visar den uppslagning den gjorde, så att du kan se vilka siffror som kom från ert ERP och inte från konversationen.

Fråga efter det du vill ha

Frågar du hur många får du kvantiteter. Frågar du om omsättning eller värde får du pengar. Agenterna håller de två åtskilda med avsikt, så att en kvantitetsfråga inte besvaras med en hög finansiella siffror du inte bad om.

ERP assemblies¶

När organisationen har en ERP-koppling visar dokumentarbetsytan sektionen ERP assemblies längst ner bland produktens dokument. Den har ett enda syfte: att visa exakt den struktur ert ERP har för den kopplade artikeln — artikelnummer, antal per överordnad (×2), operationer i beredningen (OP3; håll muspekaren över för att lista dem), lagersaldo och leverantör. Den läses live från ERP:et vid varje laddning. Inget cachas och inget skrivs tillbaka.

Utan ERP-koppling finns sektionen inte.

Varje symbol förklarar sig själv när du håller muspekaren över den, och en teckenförklaring under trädet listar de typer som förekommer:

Symbol	Typ
■	Top-level article — toppartikeln, produkten som den säljs
○	PCBA — kretskortsmontage (printed circuit board assembly)
△	Mechanical part — mekanisk del
—	Cable / harness — kabel eller kablage
»	Firmware
«	Software — mjukvara
▪	Module / subassembly — modul eller delmontage
◇	Purchased part — köpt del

Håll muspekaren över namnet för att se artikelnumret. Bredvid namnet står en liten etikett med vad ERP:et kallar artikeln — purchased, manufactured, fictitious, subcontract eller service — på varje rad, även den översta. Symbolen är Colleags typ av nod; etiketten är ERP:ets, och det är etiketten som avgör vem som äger artikeln och vilka dokument den behöver (se Vad arbetsytan är till för).

Dokument ligger aldrig här

Dokument om en assembly ligger under Engineering documents, i mappen assemblies/{id}/. ERP-sektionen är bara referens.

Koppla produkten till en ERP-artikel¶

Åtgärden ⤓ Import structure from ERP på sektionsrubriken kopplar produkten till en ERP-artikel och skriver strukturen till produktens product.yml. Det är det som skapar assembly-mapparna under Engineering documents.

Klicka på ⤓ Import structure from ERP på rubriken ERP assemblies.
Skriv artikelnumret för den färdiga produkten, till exempel 230010-A.
Klicka på Import.

Importerar du om senare rörs inte dokumenten under assemblies/. Och som överallt annars skrivs ingenting tillbaka till ert ERP — importen läser bara.

Du kan också bara be en agent: importera BOM-strukturen för 232011.

Vad märket betyder¶

Märke på rubriken	Sektionens innehåll	Vad du gör
ERP i grönt	Det levande trädet	Inget — strukturen läses från ERP:et.
Inget märke	Not linked to an ERP article yet	Använd ⤓ Import structure from ERP.
ERP? i gult	Article … was not found in the ERP	Importera om med rätt nummer.
ERP! i orange	The ERP could not be reached	Inget träd visas. Kontrollera Test Connection under Settings → Integrations.

Felsökning¶

Problem	Vad du ska göra
Det finns ingen sektion ERP assemblies alls	Ingen ERP-koppling är konfigurerad för organisationen. Sätt upp en under Settings → Integrations.
ERP assemblies visar Not linked to an ERP article yet	Produkten är inte kopplad till någon ERP-artikel. Använd ⤓ Import structure from ERP på sektionsrubriken.
Rubriken ERP assemblies visar ERP? i gult	Artikeln hittades inte i ERP:et. Importera om med rätt nummer.
Rubriken ERP assemblies visar ERP! i orange	ERP:et gick inte att nå, så inget träd visas. Kontrollera Test Connection.
Agenten säger att uppslagningen misslyckades	Öppna Settings → Integrations och klicka på Test Connection. Om connectorn används, kontrollera att dess märke visar online.
Connectorns märke visar Not set up	Ingen har kört connector-agenten än. Öppna panelen och följ stegen.
Connectorn gick från online till stale	Maskinen som kör den är avstängd eller har tappat nätverket. Kontrollera Last seen och starta om connectorn.
Direct URL kan inte nå er server	Förväntat på Colleag som molntjänst. Byt till den säkra connectorn.
Agenten ger ett trovärdigt tal utan uppslagning	Integrationen är av för den disciplinen. Kontrollera Access by domain.

Nästa: Inställningar och administration →